Contenitori documenti per l'ufficio

I contenitori per documenti da ufficio: mai più pile di carta

La quantità di carta prodotta nei luoghi di lavoro è ancora oggi davvero immensa: senza uno o più contenitori per documenti da ufficio, si rischia di venirne sommersi.

Quali soluzioni per le carte

Innanzitutto occorre classificare i documenti in categorie precise, per poter, in secondo luogo, affidare ad ogni contenitore per documenti da ufficio un preciso tipo di corrispondenza. Un suggerimento è quello di dividere le carte in “da archiviare”, “da lavorare” e “in stand by”, con la promessa di non lasciare le cartelle in stand by per mesi ma di lavorarle il prima possibile.

Una volta suddiviso il materiale in questa maniera, è opportuno trovarvi una collocazione ad hoc. Innanzitutto, è necessario utilizzare cartelle e cartelline, oltre che buste trasparenti, per proteggere i documenti e unire le pratiche comuni. I fogli slegati hanno, infatti, vita breve: fra caffè e spifferi di vento, il rischio di rovinare una fattura è molto elevato. Per questa ragione, prima dei contenitori, è necessario pensare agli strumenti con i quali proteggere i fogli.

È sempre una buona idea unire più pratiche possibili. Si risparmiano cartelle e tempo, visto che si dovrà cercare solo dentro uno, massimo, due faldoni. Sono a questo proposito molto utili anche dorsi e dorsini adesivi, che servono a catalogare i classificatori e i raccoglitori. A proposito di questi: è inutile organizzarne bene l'interno se poi questi non vengono posizionati con ordine. Per tale ragione, è necessario avere vicino alla scrivania una libreria capiente – se serve, di quelle che prevedono l'uso di una serratura – e inserire i classificatori secondo un ordine, cronologico o alfabetico che sia.

Fonte immagine: http://www.alessi.it

E sulla scrivania?

Fra i contenitori per documenti da ufficio, quelli più adatti alla scrivania sono le vaschette per la corrispondenza, chiamate così ma utilizzabili anche per i documenti di tutti giorni. Sono molto funzionali perché tutte prevedono la possibilità di utilizzare etichette adesive e di classificare ogni ripiano – di solito sono tre, per l'appunto – come riteniamo.

Sono tuttavia poco capienti. Ma questo è un punto a loro favore: ci costringono a processare le pratiche il prima possibile.
Oltre a queste è possibile avere scatole – di cartone – multiuso, magari nascoste in un cassetto. All'interno è possibile organizzare il contenuto tramite divisori e carpette, per evitare di ammassare numerosi fogli di diversa natura.

Non dovrebbero mai mancare neppure i porta biglietti da visita.